Zaległy urlop. Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi, do kiedy trzeba go wykorzystać, czy niewykorzystane dni mogą przepaść?

Co zrobić, jeśli nie wykorzystaliśmy w danym roku całego przysługującego nam urlopu? Czy musimy się pogodzić ze stratą i ze smutkiem wyczekiwać na kolejny rok z kolejną pulą dni wolnych?

Na szczęście nie – możemy, a nawet musimy wziąć zaległy urlop wypoczynkowy w kolejnym roku. Tłumaczymy, jak to działa.

Zaległy urlop powstaje wtedy, gdy nie wykorzystamy wszystkich dni urlopu wypoczynkowego, które przysługują nam w danym roku kalendarzowym. Ale ile właściwie przysługuje nam dni urlopu?

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę może wykorzystać 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego. O długości przysługującego urlopu decyduje staż pracy.

Pracownikom ze stażem poniżej 10 lat przysługuje rocznie 20 dni urlopu (w pierwszym roku naliczane są w wymiarze 1 i 2/3 dnia po każdym miesiącu, także że w ciągu 12 miesięcy zbiera się 20 dni). Pracownicy ze stażem powyżej 10 lat mogą odpoczywać przez 26 dni.

Do stażu pracy liczą się wszystkie okresy zatrudnienia, także za granicą. Do potwierdzania okresu zatrudnienia służą świadectwa pracy, wydawane przez pracodawców.

Długość urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy, ale staż pracy to nie tylko okresy zatrudnienia, poświadczone przez pracodawców. Do stażu pracy wlicza się także wykształcenie.

Ukończenie (zdobycie dyplomu) różnych rodzajów szkół dodaje różną ilość lat do stażu pracy:

• Zasadnicza szkoła zawodowa – do 3 lat
• Średnia szkołą zawodowa - do 5 lat
• Średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata
• Szkoła policealne – 6 lat
• Szkoła wyższa – 8 lat

Urlop wypoczynkowy nalicza się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Na pełnym etacie nalicza się 20 (lub 26) dni w roku, ale na ½ etatu naliczy się już tylko 10 (lub 13) itd.

Jeśli nie wykorzystamy wszystkich przysługujących nam dni, przechodzą one na kolejny rok – to właśnie zaległy urlop.
Wykorzystanie zaległego urlopu jest prawem pracownika, opisanym w Kodeksie Pracy (KP). Pracodawca zobowiązany jest przepisami KP do udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do 30 września następnego roku.

Rozpoczęcie zaległego urlopu w ostatnim terminie – 30 września – też jest możliwe i nie narusza przepisów.

Wykorzystanie zaległych dni urlopu leży w interesie nie tylko pracownika, który potrzebuje odpoczynku, żeby wydajnie pracować, ale także pracodawcy, któremu zaniedbanie obowiązku udzielenia urlopu grozi mandatem od Państwowej Inspekcji Pracy w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.

Żeby ratować się przed karą PIP, pracodawca może wysłać pracownika na urlop przymusowy. Trzeba jednak pamiętać, że kara stosowana jest tylko wtedy, gdy nieudzielenie urlopu z winy pracodawcy. Jeśli zadecydowały inne okoliczności, np. długa choroba pracownika, mandat od PIP nie grozi pracodawcy.

Jeśli pracownik z jakichś przyczyn nie wykorzysta ani zaległego urlopu, ani nie zostanie wysłany na urlop przymusowy, może nadal domagać się realizacji zaległego urlopu. Roszczenia pracownicze wygasają po upływie trzech lat.

Nie można zrzec się zaległych dni urlopu i wymienić ich na pieniądze. Jeśli pracownik zwleka zbyt długo z wykorzystaniem zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca może wysłać go na urlop przymusowy.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za zaległy urlop możliwa jest tylko w przypadku, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązania lub wygasa.

Pracownikowi każdego roku przysługują cztery dni urlopu na żądanie. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego urlop na żądanie nie przechodzi na następny rok, nie można wziąć „zaległego urlopu na żądanie”.